Экономика

Цифровые решения для промышленности

Металлоинвест реализует программу трансформации бизнеса Industry 4.0
Теперь сразу после подписания документы автоматически отправляются по назначению

Теперь сразу после подписания документы автоматически отправляются по назначению

Фото: предоставлено пресс-службой

Цифровая экономика все больше находит самое широкое применение на передовых российских предприятиях. Повышение эффективности производства и оптимизация бизнес-процессов – сегодня ключевые факторы при выборе цифровых платформ.

Проект сейчас реализует ГК «Металлоинвест». Это программа трансформации бизнеса Industry 4.0, одна из составляющей которой – отказ от бумажного документооборота и активное внедрение цифровых электронных подписей.

Мы попытались выяснить, как это отразилось на эффективности бизнес-процессов на предприятиях компании.

Быстрота и удобство оформления документов

По словам Елены Шаховой, управляющего директора ООО «МКС», главного бухгалтера ООО УК «МЕТАЛЛОИНВЕСТ», необходимость ускорения процессов и передовые технологии помогли отказаться от привычных решений, и перейти к более технологичным и удобным:

- В 2019 году на предприятиях Группы был запущен новый онлайн-сервис от ПАО «МЕГАФОН», интегрированный с системой SAP S4/HANA. Сервис позволил сотрудникам подписывать первичные учетные документы с помощью мобильной электронной подписи (МЭП). Это технология создания усиленной квалифицированной электронной подписи с помощью применения специальной SIM-карты. Так с минимальными расходами мы перевели в электронный вид первичные учетные документы, отказавшись от бумажных. В итоге бумажный оборот некоторых документов теперь полностью исключен, сократились расходы на бумагу и хранение данных.

- После запуска в работу электронного документооборота исключены из ежедневной работы многие рутинные процессы, - говорит Денис Мишин, начальник участка сгущения, фильтрации и сырого окомкования МГОКа

- После запуска в работу электронного документооборота исключены из ежедневной работы многие рутинные процессы, - говорит Денис Мишин, начальник участка сгущения, фильтрации и сырого окомкования МГОКа

Фото: предоставлено пресс-службой

Сейчас у сотрудников комбинатов более 1000 МЭП. Быстрота, удобство оформления документов и отсутствие необходимости их доставки в учетный центр – все эти преимущества уже оценили на предприятиях.

Электронный документооборот положительно повлиял на качество информации и сократил сроки закрытия отчетности.

Теперь в планах - оцифровать не только все первичные учетные документы, но и другие.

Так называемый проект «без бумаги» включает в себя несколько этапов. На первом оцифровываются внутригрупповые документы. На втором – «в цифру» переводят отношения с поставщиками. На третьем происходит полный переход всех компаний на безбумажную работу.

Каковы же положительные эффекты цифровизации производственных процессов? Благодаря МЭП в разы растет оперативность отражения данных в учете, а также сохранность данных. Теперь вся информация хранится в электронном виде, а не на бумаге - данные безопасно «лежат» в системе.

Экологичность и снижение затрат

После внедрения МЭП существенно снизились затраты на администрирование процесса и архива, а также перестройку многих бизнес-процессов. Все процедуры упростились, предприятиям компании удалось уйти от «исторически сложившегося порядка».

И еще один очень важный эффект, о котором не стоит забывать – экологический. Экономится бумага, а значит, сохраняется природа.

Внедрение программы положительно повлияло на основной бизнес компании. Первичные бухгалтерские документы постепенно становятся электронными. Электронная подпись выполняет ту же функцию, что и обычная, только теперь уже на цифровых документах любого уровня и важности. Все процессы в итоге проходят на предприятиях компании более оперативно.

- Процесс выдачи МЭП проходит отладку общими усилиями - команды «МегаФона», «JSA» (входит в «ИКС холдинг») и Металлоинвеста. Прежде всего готовятся корректно заполненные документы, группируются списки приоритетов и передаются на проверку в управляющий центр МегаФона. Там специально выделенная под проект команда проверяет документы и выпускает сертификаты для МЭП.

Завершающий этап - личная идентификация пользователей. Для этого сотруднии Металлоинвеста приходят с паспортами на свое предприятие, ставят две подписи и получают на руки сим-карту с МЭП. Благодаря такому процессу нам удалось выйти на объемы выдачи 150-200 сим-карт в неделю, - рассказала Наталья Талдыкина, директор по развитию корпоративного бизнеса МегаФона.

Преимущества использования МЭП в подписании документов очевидны:

не требуется покупка дополнительных устройств и носителей;

не требуется установка на ПК сложных программ криптографии;

подписать документ можно дистанционно в любой точке предприятия.

Для использования технологии МЭП все, что нужно владельцам мобильных устройств – это доступная сотовая сеть и заряженный телефон или планшет.

Для того чтобы начать пользоваться МЭП, не нужно менять действующий номер телефона: новую SIM-карту можно получить взамен действующей, при этом, все обычные функции SIM-карты – возможность отправки смс, совершения голосовых вызовов и пользования Интернетом – сохраняются.

Минус рутина

Выдавать МЭП работникам, которые визируют документы, на Михайловском и Лебединском горно-обогатительных комбинатах стали в начале 2020 года. К 10 июня они получили уже более 800 электронных подписей.

Старший кладовшик Галина Мечникова: - Использование МЭП освободило время для работы

Старший кладовшик Галина Мечникова: - Использование МЭП освободило время для работы

Фото: предоставлено пресс-службой

Галина Меченкова, старший кладовщик завода горячебрикетированного железа, одна из первых начала применять новую технологию подписи документов на Лебединском ГОКе и сейчас успешно ее использует в своей работе:

- Теперь не нужно печатать акты на списание материально-производственных запасов на бумаге. Электронный документ, подписанный МЭП, сразу принимается к учету. Для кладовщика это очень удобно. У меня стало больше времени для складской работы. Приходный ордер также теперь полностью электронный.

Процесс подписания документа МЭП прост и занимает всего два этапа.

Сначала нужно проверить реквизиты документов, указанные во всплывающем сообщении на мобильном телефоне, затем нажать кнопку «Подписать» или кнопку «Отклонить» и подтвердить свое действие PIN-кодом.

- После введения МЭП рабочий процесс стал быстрее и удобнее. Электронный документооборот исключил из ежедневной работы такие рутинные процессы, как распечатка, подписание и доставка документов во фронт-офисы. Теперь сразу после подписания документы автоматически отправляются по назначению. Поскорее бы все документы системы SAP перевели в электронный документооборот! - говорит Денис Мишин, начальник участка сгущения, фильтрации и сырого окомкования МГОКа.

Итак, технология МЭП делает проще процесс подписания документов и экономит материальные ресурсы (канцелярию, краску для принтера), которые обычно расходуются при печати документа;

исключаются перемещения работников и необходимость ждать подписи, - визирование теперь занимает всего несколько минут;

не нужно формировать реестр документов;

«минус» контроль соответствия печатной версии, ведь документ, подписанный МЭП, всегда идентичен операции.

Андрей Тетянников, ведущий специалист по ведению ремонтов автотракторного управления, сразу после получения прав на мобильную электронную подпись начал активно ее использовать:

- Подписывать акты на списание МПЗ на ремонты теперь очень удобно. Процесс происходит оперативно и не требует создания бумажного документа с последующей его передачей по реестру. В виду территориальной удаленности нашего подразделения это важно и высвобожденное время можно теперь продуктивно использовать.